Nous te donnons des astuces sur notre organisation quotidienne et les outils que nous utilisons pour gérer l’école, organiser les évènements de nos élèves et de nos clients, ainsi que lors de nos déplacements pour rencontrer des prestataires.​

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Les outils que nous utilisons à l’agence

• Ordinateur fixe
  Nous travaillons sur un ordinateur fixe : l’écran est plus grand et donc plus agréable pour travailler, surtout que nous y passons beaucoup de temps.Ordinateur fixe, l’écran est plus grand et c’est donc plus agréable pour travailler car j’y passe quand même beaucoup de temps dessus.

• Imprimante
  Nous utilisons une imprimante simple pour scanner et imprimer devis, contrats et supports du jour J. Cependant, nous évitons d’imprimer autant que possible et privilégions des solutions plus écologiques, même si elles sont parfois payantes. Exemples : Docusign pour la signature électronique et Notion pour le partage de supports avec nos clients.

• Site internet
  Notre site a été créé par Lune Studio sur WordPress avec WooCommerce, et nous le gérons entièrement en interne pour centraliser tous nos outils.

• Blog
  Le blog est important pour le référencement, notamment via Pinterest, et pour communiquer sur des sujets qui font parler de nous. Aujourd’hui, il est intégré directement à notre site WordPress.

• Interface pour Wedding Planner
  Nous utilisons WeddingPlan, une plateforme en ligne payante (à partir de 30 €/mois) qui offre de nombreux outils pratiques : gestion complète de l’organisation, budget, rétroplanning avec relances automatiques, liste des invités, plan de salle et de table, etc.
  👉 Pour une alternative gratuite, Google Drive reste une très bonne option.

• Agenda
  Nous utilisons Google Agenda (gratuit) ou le Calendrier Mac, très pratiques pour programmer les rendez-vous clients : jour, heure, coordonnées, adresse, lien de visioconférence, relances automatiques… Ces fonctionnalités existent aussi dans WeddingPlan.

• Pochettes pour chaque client
  Même si ce n’est pas la solution la plus écologique, nous aimons avoir une pochette physique par client. Pour celles et ceux qui préfèrent écrire, barrer et surligner, c’est incontournable.
  👉 Pour une alternative digitale, selon la plateforme utilisée, il est possible de cocher et suivre les tâches directement en ligne.

• Cahiers de note
  Indispensable pour suivre les missions de la semaine. Nous utilisons aussi des logiciels comme Notion ou Trello, que nous apprécions particulièrement.

• Téléphone portable
  Il est possible d’avoir deux lignes (perso et pro) via une application ON/OFF sur un même téléphone. De notre côté, nous avons choisi de garder une seule ligne, car payer deux forfaits nous semblait apporter plus d’inconvénients que d’avantages.

• La trousse de la Wedding Planner
  Un indispensable pour être prêt·e à toute situation le jour J ! Nous allons d’ailleurs préparer un podcast complet et un article dédié sur ce sujet 😉

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Les outils que nous utilisons en déplacement avec les prestataires

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• Une voiture
  Comme nous sommes loin de la ville, c’est indispensable pour nous déplacer.

• Un GPS sur téléphone
  Waze par exemple est parfait pour s’orienter.

• Une batterie externe et un câble allume-cigare
  Il serait catastrophique, le jour d’un mariage, de ne plus avoir de téléphone ou de GPS !

• Un boîtier laser
  Il permet de mesurer la longueur et la largeur d’une salle de réception ou d’un chapiteau. En multipliant l’un et l’autre, on obtient la superficie en m² de la pièce.

• Des fiches techniques
  Pour la visite de lieux et les questions aux prestataires (un podcast et un article sur le sujet arrivent bientôt !).

• Des cartes de visite et des flyers
  Prévois des cartes de visite à remettre aux prestataires et des flyers à laisser dans les lieux de réception ou chez les traiteurs afin qu’ils puissent transmettre tes coordonnées aux futurs mariés.

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Les outils que nous utilisons en déplacement avec les clients

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• Attaché-case et ordinateur portable
  Bien plus pratique et léger lors des déplacements. Pour commencer, une tablette avec clavier peut très bien suffire.

• Cahier et stylo
  Pour prendre des notes si tu préfères écrire, et parce que ça peut toujours servir.

• Pièces de monnaie
  Pour offrir un café aux clients si le rendez-vous se déroule dans un bar.

• Plaquettes commerciales ou book photos
  À présenter sur ordinateur ou tablette pour montrer ce que nous faisons et ce que nous proposons comme prestations.

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Le quotidien d’un•e Wedding Planner

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Tous les matins, nous commençons par le traitement de nos mails : 30 minutes pour répondre aux demandes des clients, aux prestataires, aux démarches commerciales, aux stages, etc.
👉 La réactivité, c’est très important !

Ensuite, nous organisons les dossiers de nos clients : nous traitons par ordre chronologique et nous notons, pour chacun, les missions importantes à réaliser dans la semaine.

Enfin, nous jetons un coup d’œil à notre agenda en ligne, vérifions les rendez-vous de la semaine et, en fonction, nous planifions nos missions par ordre de priorité.

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Missions du Wedding Planner

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• Communication quotidienne
  Nous passons beaucoup de temps à répondre aux appels des prestataires, aux questions de nos clients, aux nouvelles demandes, ainsi qu’à relancer les prestataires pour les devis, contrats ou autres informations.

• Rendez-vous extérieurs
  Selon la période, nous organisons des visites de lieux, des rendez-vous avec des prestataires, des points réguliers avec nos clients et des rencontres avec de futurs clients. Nous participons aussi à des réunions de coordination avec les prestataires pour préparer le jour J.

• Travail de recherche
  Nous passons de nombreuses heures sur l’ordinateur : recherche de nouveaux lieux, de prestataires (surtout au lancement de l’agence), recherche de décoration et d’inspirations pour nos clients.
  👉 Pinterest devient vite notre meilleure alliée 😉

• Documents et supports clients
  Nous créons différents documents pour nos clients : catalogues, fiches prestataires, comptes rendus… Nous utilisons simplement Pack Office ou Google Drive (Word, Excel, PowerPoint, Dessin).

• Visioconférences
  Comme une partie de notre clientèle n’est pas sur place, voire parfois à l’étranger, nous faisons beaucoup de visioconférences : c’est pratique et rapide à mettre en place.

• Communication et gestion d’entreprise
  Nous gérons aussi la communication de notre agence et son organisation : comptabilité, planification de la communication hebdomadaire, programmation des publications, suivi des prestations et mise à jour des supports commerciaux.

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Conseils

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Fais une petite liste des outils dont tu auras besoin dès le lancement de ton activité, puis de ceux qui deviendront indispensables une fois ton agence bien en place.

Pense aussi à distinguer les dépenses mensuelles, trimestrielles et annuelles, pour mieux anticiper ton budget et ta trésorerie.

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Cet article est aussi disponible en format Podcast. Tu peux l’écouter gratuitement sur ton application préférée, ou directement en ligne par ici : Écouter le podcast !

Tu peux également le retrouver au format vidéo sur YouTube !

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Suis-nous :
Site internet : www.agence-mariella.com
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